Polityka prywatności programu „Agent AI – Asystent AI dla Firm”

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z programu „Agent AI – Asystent AI dla Firm” (dalej: „Program”) oraz z serwisu internetowego agentai.net.pl (dalej: „Strona”).

§ 1. ADMINISTRATOR

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze Stroną, instalacją, obsługą zgłoszeń i realizacją umowy jest Dariusz Woszczak, e-mail: kontakt@agentai.net.pl (dalej: „Dostawca”).
2. Administratorem danych osobowych, które Użytkownik przetwarza w Programie (np. danych klientów, kontrahentów, pracowników), jest wyłącznie Użytkownik. Dostawca nie ma do nich dostępu, chyba że Użytkownik sam je przekaże w ramach wsparcia technicznego.

§ 2. ZAKRES I CELE PRZETWARZANIA

1. Dostawca przetwarza dane podane przy zakładaniu konta, instalacji i w korespondencji:
   1. imię i nazwisko / nazwa firmy;
   2. adres e-mail i numer telefonu;
   3. dane rozliczeniowe (fakturowe);
   4. dane techniczne zgłoszeń (opisy błędów, logi przekazane dobrowolnie).
2. Cele i podstawy prawne:
   1. zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   2. obsługa reklamacji i wsparcie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes);
   3. obowiązki księgowe i podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   4. obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany skutkujący decyzjami wobec osób.

§ 3. ODBIORCY I PRZEKAZYWANIE DO MODELI AI

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Dostawcę (hosting, poczta e-mail, obsługa księgowa) wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie umów powierzenia.
2. WAŻNE: Program, w celu wygenerowania odpowiedzi, przekazuje treści rozmowy do zewnętrznego dostawcy modelu sztucznej inteligencji (Model AI). Oznacza to, że informacje, które Użytkownik wpisze w czacie, mogą być przetwarzane przez tego zewnętrznego dostawcę zgodnie z jego regulaminem i polityką prywatności.
3. Użytkownik nie powinien wprowadzać do rozmowy danych, których przekazanie poza jego organizację jest niedozwolone, w szczególności:
   1. danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) — np. danych o zdrowiu;
   2. danych objętych tajemnicą zawodową lub tajemnicą przedsiębiorstwa;
   3. danych osobowych w zakresie szerszym niż niezbędny.
4. Wyszukiwanie w internecie odbywa się na polecenie Użytkownika — Program nie wyszukuje samodzielnie. Użytkownik może w każdej chwili zakazać wyszukiwania w internecie (wydając asystentowi odpowiednie polecenie), a Program zapamięta ten zakaz i nie będzie korzystał z internetu.

§ 4. OKRES PRZECHOWYWANIA

1. Dane umowne i rozliczeniowe — przez okres obowiązywania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń; dane księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego.
2. Dane ze zgłoszeń — przez czas potrzebny do ich obsługi, nie dłużej niż 12 miesięcy.
3. Dane przechowywane lokalnie przez Program (historia rozmów, pamięć, stan firmy, log zdarzeń) znajdują się na urządzeniu Użytkownika i są usuwane po odinstalowaniu Programu oraz usunięciu folderu danych przez Użytkownika.

§ 5. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

1. Przysługują Państwu prawa:
   1. dostępu do danych (art. 15 RODO);
   2. sprostowania (art. 16 RODO);
   3. usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
   4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   5. przenoszenia danych (art. 20 RODO);
   6. sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
2. Z praw można skorzystać pisząc na adres: kontakt@agentai.net.pl.
3. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

§ 6. BEZPIECZEŃSTWO

1. Program przechowuje dane lokalnie na urządzeniu Użytkownika. Klucze i hasła zapisywane są w lokalnym pliku konfiguracyjnym; Użytkownik odpowiada za zabezpieczenie swojego urządzenia i dostęp do konta systemowego.
2. Program nie tworzy kopii danych Użytkownika poza jego urządzeniem.
3. Dostawca stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka.

§ 7. PLIKI COOKIES (Strona)

1. Strona może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jej działania oraz — za zgodą — analityczne. Zakres i ustawienia cookies opisuje odrębny komunikat na Stronie.

§ 8. ZMIANY POLITYKI

1. Polityka może być aktualizowana z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcji Programu). O zmianach informujemy z 14-dniowym wyprzedzeniem w Programie lub na Stronie.
2. Polityka jest dostępna na Stronie oraz w Programie w zakładce „Ustawienia” → „Dokumenty prawne”.